Esta Política de Privacidad describe cómo SDS-SOFT (NIT 901.100.011), titular del producto BotPilot (en adelante, «BotPilot», «nosotros»), recopila, usa, almacena, comparte y protege la información personal en el marco de la prestación de su plataforma de atención y automatización de conversaciones por WhatsApp con inteligencia artificial. Al usar BotPilot o interactuar con una empresa que utiliza BotPilot, aceptas las prácticas descritas en este documento.
1. Quiénes somos y alcance
BotPilot es una plataforma (SaaS) que permite a las empresas («Clientes») gestionar y automatizar sus conversaciones de WhatsApp mediante un CRM e inteligencia artificial. Para ello, BotPilot se integra con la Plataforma de WhatsApp Business de Meta (WhatsApp Cloud API) y con la Plataforma de Meta para Desarrolladores. Esta política aplica al sitio botpilot.co, a la plataforma en crm.botpilot.co y a todo tratamiento de datos derivado de dichas integraciones.
2. Nuestro doble rol: Responsable y Encargado
- Como Responsable tratamos los datos de nuestros Clientes (datos de la cuenta, administradores y facturación) y los datos de quienes visitan nuestro sitio.
- Como Encargado del tratamiento procesamos, por cuenta y bajo las instrucciones de cada Cliente, los datos de los usuarios finales que conversan con ese Cliente por WhatsApp. En ese caso, el Cliente es el Responsable de esos datos y define las finalidades; BotPilot solo los trata para prestarle el servicio.
3. Información que recopilamos
3.1. Datos de Clientes y usuarios de la plataforma
- Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono y empresa.
- Datos de la cuenta: credenciales, rol, configuración y preferencias.
- Datos de facturación y del plan contratado.
3.2. Datos de usuarios finales (a través de WhatsApp)
Cuando un usuario final escribe a una empresa que usa BotPilot, tratamos por cuenta de esa empresa:
- Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp.
- Contenido de los mensajes: texto, imágenes, audios, documentos y demás archivos enviados.
- Metadatos de la conversación: fecha y hora, estado de entrega/lectura e identificadores del mensaje.
- Información que el usuario decida compartir durante la conversación (por ejemplo, para agendar una cita).
3.3. Datos técnicos
- Datos de uso del sitio y la plataforma, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo.
- Cookies y tecnologías similares estrictamente necesarias para el funcionamiento (ver sección 12).
4. Datos obtenidos de la Plataforma de Meta / WhatsApp
BotPilot accede a datos de la Plataforma de WhatsApp Business de Meta únicamente cuando un Cliente conecta su línea de WhatsApp. Esos datos (número, nombre de perfil, mensajes y metadatos) se usan exclusivamente para prestar el servicio contratado por el Cliente: recibir, mostrar, responder y gestionar las conversaciones dentro del CRM. No usamos los datos de la Plataforma de Meta para publicidad, no los vendemos y no los compartimos con terceros con fines distintos a la prestación del servicio. El uso de estos datos se rige por las Condiciones de la Plataforma de Meta, las Políticas para Desarrolladores y la Política de Mensajería de WhatsApp Business.
5. Para qué usamos la información (finalidades)
- Prestar, operar y mantener la plataforma y sus funciones de CRM e inteligencia artificial.
- Recibir, procesar y responder las conversaciones de WhatsApp en nombre del Cliente.
- Generar respuestas automáticas con IA, agendar, organizar contactos y dar seguimiento.
- Gestionar cuentas, autenticación, facturación y soporte.
- Garantizar la seguridad, prevenir fraudes y cumplir obligaciones legales.
- Mejorar el servicio mediante estadísticas agregadas que no identifican a personas.
6. Base legal y consentimiento
Tratamos los datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (Régimen de Protección de Datos Personales — Habeas Data), con base en: el consentimiento del titular, la ejecución del contrato con el Cliente, el cumplimiento de obligaciones legales y nuestro interés legítimo en operar y asegurar el servicio. Cada Cliente es responsable de obtener el consentimiento (opt-in) de sus usuarios finales antes de contactarlos por WhatsApp.
7. Con quién compartimos la información
No vendemos datos personales. Los compartimos únicamente con:
- Meta Platforms, Inc., como proveedor de la Plataforma de WhatsApp Business, para enviar y recibir los mensajes.
- Proveedores de inteligencia artificial (sub-encargados), para generar las respuestas del asistente, tratando el contenido necesario bajo acuerdos de confidencialidad.
- Proveedores de infraestructura y alojamiento que operan nuestros servidores y bases de datos.
- Autoridades, cuando exista una obligación legal o requerimiento válido.
Exigimos a todos los encargados garantías de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta política.
8. Conservación y eliminación de datos
Conservamos los datos mientras sean necesarios para prestar el servicio o cumplir obligaciones legales. Los datos de las conversaciones se conservan por cuenta del Cliente mientras su cuenta esté activa y se eliminan cuando el Cliente lo solicita, cierra su cuenta o cuando se ejerce el derecho de supresión. Puedes solicitar la eliminación de tus datos en cualquier momento siguiendo nuestras instrucciones de eliminación de datos.
9. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento por empresa y monitoreo) para proteger los datos contra acceso, alteración o pérdida no autorizados. Ningún sistema es 100% infalible, pero trabajamos para mantener un nivel de protección acorde con los riesgos.
10. Transferencias internacionales
Algunos proveedores (incluida Meta y los proveedores de IA e infraestructura) pueden tratar datos fuera de Colombia. En esos casos adoptamos las garantías exigidas por la normativa aplicable para proteger tu información.
11. Tus derechos
Como titular de datos personales tienes derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
- Solicitar prueba del consentimiento otorgado.
- Ser informado sobre el uso de tus datos.
- Revocar el consentimiento y/o solicitar la supresión de tus datos cuando proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Acceder de forma gratuita a tus datos personales.
Para ejercer estos derechos escríbenos a info@botpilot.co. Si eres usuario final de una empresa que usa Bot Pilot, también puedes dirigir tu solicitud a esa empresa, que es la Responsable de tus datos de conversación.
12. Cookies y tecnologías similares
Usamos cookies y almacenamiento local estrictamente necesarios para el funcionamiento del sitio y la sesión en la plataforma. No utilizamos cookies de publicidad de terceros. Puedes configurar tu navegador para bloquear cookies, aunque algunas funciones podrían dejar de operar.
13. Menores de edad
BotPilot no está dirigido a menores de edad ni recopila conscientemente sus datos. Si detectamos datos de un menor sin la autorización correspondiente, los eliminaremos.
14. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad para reflejar cambios legales o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización. El uso continuado del servicio implica la aceptación de la versión vigente.
15. Contacto
Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos, contáctanos en info@botpilot.co o al +57 304 221 2222. Los datos del responsable aparecen al pie de esta página.